(Studi Kasus Kendaraan Dinas Operasional Milik Pemerintah Provinsi NTT)
RINGKASAN
PENELITIAN ini membahas dan menganalisis pengelolaan kendaraan dinas operasional milik Pemerintah Provinsi (Pemprov) NTT. Permasalahan-permasalahan kendaraan dinas operasional adalah permasalahan pengelolaan asset yang perlu dikelola secara optimal. Pemanfaatan asset yang belum didayagunakan secara optimal dapat memberikan value added, value in use dan mampu menaikkan nilai ekonomi aset. Inventarisasi fisik dan yuridis legal yang teridentifikasi dengan baik sehingga informasi yang dihasilkan akurat. Untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah secara berdayaguna dan berhasil guna, maka fungsi pembinaan, pengawasan dan pengendalian sangat penting untuk menjamin tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah.
Berdasarkan pemahaman ini, maka penting dilakukan suatu penelitian pengelolaan asset daerah (khususnya pada kendaraan dinas operasional) yang memerlukan pertimbangan-pertimbangan logis dalam permasalahan pengelolaan kendaraan dinas operasional untuk mencapai tujuan yang dinginkan oleh Pemerintah Provinsi NTT dalam memecahkan masalah-masalah kendaraan dinas dan memberikan alternatif-alternatif berupa kebijakan, strategi ataupun tindakan-tindakan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa inventarisasi sudah dilakukan namun pendataan masih belum lengkap dan akurat masih ditemukan pendataan kendaraan dinas operasional yang belum mencantumkan nomor BPKB, nilai, plat nomor, tahun pembelian. Beberapa kendaraan dinas operasional secara administrasi berada di perangkat daerah tertentu namun secara fisik sudah tidak berada di tempat.
Disamping itu juga terdapat status hak penguasaan kendaraan dinas yang lemah. Beberapa kendaraan dinas operasional telah dikuasai oleh pejabat/mantan pejabat tanpa melalui sistem dan prosedur atau pengalihan aset seperti SK maupun Berita Acara. Penilaian aset kendaraan dinas operasional dilakukan oleh Tim Penilai dari BPKAD Provinsi NTT maupun Tim penilai yang dibentuk di perangkat daerah biasanya Tim Penilai di perangkat daerah adalah Kasubag Umum.
Proses pengadaan kendaraan dinas operasional dilakukan berdasarkan usulan perangkat daerah yang kemudian disusun dalam Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD). Pengawasan dan pengendalian dalam bentuk sinergisitas antara Perangkat Daerah terkait (BPKAD Provinsi NTT, Polisi Pamong Praja, dan Biro Umum).
PENDAHULUAN
Pengelolaan kendaraan dinas operasional perlu dikelola secara optimal sebab jika tidak maka akan berdampak pengurangan nilai aset atau inefisiensi. Beberapa permasalahan masih ditemukan di perangkat daerah lingkup Pemerintah Provinsi NTT adalah : a) pemanfaatan aset daerah belum didayagunakan secara optimal. Pendayagunaan kendaraan dinas operasional yang tidak difungsikan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi perangkat daerah. Kerapkali kendaraan dinas operasional dimanfaatkan untuk kepentingan pihak lain dalam jangka waktu tertentu tanpa imbalan tunai justru menguntungkan pihak lain yang menggunakannya namun cukup menguras uang negara. b) Penatausahaan, inventarisasi fisik dan yuridis legal masih belum teridentifikasi dengan baik. Penguasaan kendaraan dinas operasional secara yuridis legal berada di instansi bersangkutan namun secara fisik dibawa oleh pegawai yang dimutasi ke instansi lainnya. Penghapusan atau pemutihan aset belum ditindaklanjuti dengan baik, adanya upaya pengambilalihan aset kendaraan dinas operasional secara sepihak tanpa menunggu mekanisme atau prosedur penghapusan. c) Pengawasan dan Pengendalian. Pengawasan dan pengendalian merupakan suatu permasalahan yang sering terjadi, padahal pengawasan dan pengendalian diperlukan untuk menghindari penyimpangan dalam pengelolaan aset yang dimiliki daerah.
Permasalahan-permasalahan kendaraan dinas operasional sebagaimana dikemukakan adalah permasalahan pengelolaan aset yang perlu dikelola secara optimal. Pemanfaatan aset yang belum didayagunakan secara optimal dapat memberikan value added, value in use dan mampu menaikkan nilai ekonomi aset.
Inventarisasi fisik dan yuridis legal yang teridentifikasi dengan baik akan menjamin tersedianya informasi yang akurat dan terkini. Untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah secara berdayaguna dan berhasil guna, maka fungsi pembinaan, pengawasan dan pengendalian sangat penting untuk menjamin tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah.
Secara konseptual, menurut Siregar dalam Tukunang (2016 : 2) menjelaskan barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh badan usaha, instansi atau individu (perorangan). Merujuk pada pendapat Siregar tersebut, maka barang atau aset daerah memiliki nilai ekonomis.
Nugent (2010) justru berpendapat bahwa “optimizing the utilization of assets in terms of service benefit and financial returns”. Berdasarkan pendapat Nugent tersebut dapat disimpulkan bahwa optimasi adalah pengoptimalan pemanfaatan potensi dari sebuah aset, dimana dapat menghasilkan manfaat yang lebih atau juga mendatangkan pendapatan (Nuget dalam Suciyani, 2013:3).
Optimasi asset dilakukan apabila aset tidak berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga berakibat adanya idle (Siregar, 2004). Selanjutnya, Siregar berpendapat bahwa untuk mengoptimalkan aset harus dibuat sebuah formulasi strategi untuk meminimalisir atau menghilangkan ancaman dari faktor lingkungan dan untuk aset yang tidak dapat dioptimalkan harus dicari penyebabnya.
Berdasarkan permasalahan dan pendapat tersebut, maka penting dilakukan suatu penelitian pengelolaan asset daerah guna mendapatkan pertimbangan-pertimbangan logis dalam mengatasi permasalahan pengelolaan kendaraan dinas operasional untuk mencapai tujuan yang dinginkan oleh Pemerintah Provinsi NTT sekaligus memberikan alternatif berupa kebijakan, strategi ataupun tindakan-tindakan.
METODOLOGI
Penelitian ini dilakukan di Perangkat Daerah Lingkup Pemprov NTT yaitu Badan Pendapatan, Pengelola Keuangan dan Asset Daerah (BPPKAD) Provinsi NTT, Dinas PU Provinsi NTT, Dinas PPO Provinsi NTT, dan Biro Umum Setda Provinsi NTT. Penelitian ini dilakukan dari bulan Mei sampai dengan Agustus 2018.
Metode pengumpulan data menggunakan sumber data primer dan sekunder. Sumber data primer diperoleh melalui wawancara mendalam dan observasi sedangkan sumber data sekunder berupa buku-buku, laporan-laporan, majalah ilmiah, thesis, disertasi dan dokumen lainnya.
Penentuan informan ditetapkan secara purposive berdasarkan pertimbangan bahwa informan yang dipilih adalah yang sangat mengetahui dan memahami pengelolaan aset yang bertujuan untuk memudahkan peneliti menjelajahi obyek atau situasi yang diteliti. Informan dalam penelitian ini adalah : kepala badan/dinas/biro, pejabat struktural, staf.
Data yang dihimpun di masing-masing lokasi, baik melalui teknik dokumentasi, wawancara mendalam, dan observasi yang disusun secara sistematis dengan cara mengorganisasikan data yang dikelompokkan/ diklasifikasikan menurut aspek-aspek penelitian untuk masing-masing lokasi penelitian. Kemudian semua data hasil olahan masing-masing aspek dan lokasi penelitian kemudian diintergasikan menjadi satu kesatuan data penelitian tentang pengelolaan aset daerah Pemerintah Provinsi NTT dalam rangka peningkatan PAD.
Setelah data penelitian diolah dan diklasifikasikan menurut aspek-aspek penelitian, kemudian dilakukan analisis data secara deskriptif. Untuk pengelolaan personalia dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan dan pengalihan aset. Pengujian keabsahan data penelitian dilakukan dengan teknik triangulasi.
HASIL/TEMUAN
Kendaraan dinas operasional milik Pemerintah Provinsi NTT merupakan salah satu aset yang penting untuk menunjang tugas pokok dan fungsi setiap perangkat daerah. Untuk itu, kendaraan dinas operasional perlu dikelola dengan baik akan memudahkan penatausahaan aset daerah dan merupakan sumberdaya penting bagi Pemerintah Provinsi NTT. Dalam proses pengelolaan aset kendaraan dinas operasional, Pemerintah Provinsi NTT telah melakukan inventarisasi melalui BPPKAD Provinsi NTT cq. Bidang Pengelolaan Asset Daerah – Sub Bidang Analisis Kebutuhan dan Penatausahaan Asset.
Proses inventarisasi kendaraan dinas operasional milik Pemprov NTT dilakukan BPPKAD Provinsi NTT sebagai bagian dari penatausahaan dalam pengelolaan asset kendaraan dinas operasional milik Pemprov NTT telah dilakukan sesuai aturan/regulasi yang ada. Meskipun inventarisasi telah dilakukan sesuai mekanisme sebagaimana dalam aturan namun pendataan pengguna kendaraan dinas operasional masih belum lengkap dan akurat masih ditemukan pendataan kendaraan dinas operasional yang belum mencantumkan nomor BPKB, nilai, nomor kepolisan (plat nomor), dan tahun beli. Selain pendataan yang belum lengkap, pencatatan masih menjadi masalah karena beberapa kendaraan dinas operasional secara administrasi berada di perangkat daerah tertentu namun secara fisik sudah tidak berada di tempat. Kendaraan dinas yang secara administrasi tercatat di perangkat daerah tertentu namun secara fisik tidak berada ditempat biasanya dibawa oleh PNS ke tempat mutasi yang baru tanpa melalui proses Berita Acara ataupun Surat Keputusan.
Inventarisasi kendaraan dinas operasional milik Pemerintah Provinsi NTT belum memperhatikan asas efisiensi. Asas efisiensi menurut Permendagri 19 tahun 2016 yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal. Apabila kendaraan dinas tercatat di perangkat daerah namun secara fisik tidak berada di tempat tentunya tidak dapat menunjang penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi perangkat daerah.
Apabila inventarisasi kendaraan dinas operasional belum tercatat dengan baik maka pengelola barang akan kesulitan untuk menentukan jumlah dan nilai aset yang sebenarnya. Sugiama, 2013 : 173 menyebutkan bahwa inventarisasi aset merupakan serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada waktu tertentu. Inventarisasi itu kumpulan dari ranglaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas secara fisik serta aspek legal yang bersangkutan (Sugiyama, 2013: 173).
Sesuai dengan asas kepastian nilai yaitu pengelolaan aset atau barang milik daerah harus didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan asset atau barang milik daerah serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah. Oleh karena itu ketersediaan data merupakan hal yang penting dalam proses penatausahaan asset atas barang milik daerah. Hal tersebut senada dengan pendapat Antony dan Dearden dalam Jogyanto (2005:9) Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan Legal Audit.
Legal Audit
Legal audit menurut Siregar, 2004 merupakan satu lingkup kerja manajemen Asset yang berupa inventarisasi status penguasaan asset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan asset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal, dan strategi untuk memecahkan berbagai permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan atau pengalihan aset. Permasalahan legal sering ditemui antara lain status hak penguasaan kendaraan dinas yang lemah. Beberapa kendaraan dinas operasional telah dikuasai oleh pejabat/mantan pejabat tanpa melalui system dan prosedur atau pengalihan aset seperti SK maupun Berita Acara.
Hasil wawancara dengan beberapa Informan membenarkan bahwa memang masih ditemukan status hak penguasaan kendaraan dinas operasional tanpa melalui prosedur atau pengalihan aset. Informan berpendapat bahwa ketidaktegasan pengelola terhadap PNS/pejabat/mantan Pejabat menjadi salah satu penyebab mengapa kendaraan dinas dibawa oleh pejabat ke tempat mutasi tanpa melalui proses Berita Acara.
Kegiatan legal audit sangat penting dilakukan dimana legal audit bermanfaat untuk pengamanan kendaraan dinas operasional. Pencatatan inventarisasi yang tertib dan teratur dapat memudahkan BPKAD Provinsi NTT dalam menyajikan data yang valid namun jika proses audit legal masih lemah. Pemerintah Provinsi NTT perlu melakukan audit legal yang diawali dengan inventarisasi yang akurat, lengkap dan mutakhir mengenai kendaraan dinas operasional yang dikuasai oleh oknum PNS tertentu sehingga tidak berpotensi adanya penguasaan secara personil mendahului mekanisme/prosedur penguasaan sesuai aturan yang berlaku.
Penilaian Aset
Penilaian aset kendaraan dinas operasional dilakukan oleh Tim Penilai dari BPKAD Provinsi NTT maupun Tim penilai yang dibentuk di perangkat daerah biasanya Tim Penilai di perangkat daerah adalah Kasubag Umum. Menurut Siregar (2004) penilaian aset merupakan suatu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Untuk itu pemerintah daerah dapat melakukan outsourcing kepada konsultan penilai yang profesional dan independent. Hasil dari nilai tersebut akan dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan bagi aset yang akan dijual.
Pelaksanaan penghapusan barang inventaris disetiap instansi tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia penghapusan barang inventaris, dengan keputusan unit utama masing-masing mewaliki unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis. Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai lelang. Penghapusan sebagai salah satu fungsi sarana dan prasarana berdampak mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan, meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksana inventaris.
Optimalisasi Aset
Hasil temuan menunjukkan banyak permintaan perangkat daerah yang tidak diakomodir karena permintaan tidak mendasar dan belum sesuai dengan kebutuhan. Manajemen kendaraan dinas operasional yang baik diikuti dengan perencanaan yang baik hal ini akan memudahkan pemetaan kendaraan dinas operasional pada perangkat daerah yang telah menggunakan secara optimal. Pertimbangan awal perencanaan yang sesuai kebutuhan perangkat daerah unutk menunjang tupoksi perangkat daerah sebagai salah satu bentuk efisiensi terhadap biaya pemeliharaan dan biaya pengamanan.
Pengawasan dan Pengendalian
Pengawasan dan pengendalian terhadap pemindahtangan kendaraan dinas operasional walaupun sudah dilakukan secara baik melalui sinergisitas antar lembaga. Namun, masih ditemukan permasalahan penyalahgunaan kendaraan dinas operasional secara pribadi yang tidak menunjang tupoksi perangkat daerah dilakukan oleh perangkat daerah masing-masing bukanlah rahasia umum jika kendaraan dinas operasional sering digunakan untuk kepentingan pribadi seperti ke mall, ke pasar, dll. Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa terdapat kendaraan dinas operasional yang parkir di pusat – pusat perbelanjaan seperti mall, toko, rumah makan ataupun di pasar , dll pada jam kerja kantor.
Pengawasan dan pengendalian terhadap penyalahgunaan kendaraan dinas operasional yang tidak menunjang tupoksi perangkat daerah masih belum ditegakkan hal ini terbukti dengan masih adanya kendaraan dinas operasional yang difungsikan untuk kepentingan pribadi.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
1. KESIMPULAN,
1.1. Dalam proses penataausahaan aset kendaraan dinas operasional Provinsi NTT belum maksimal. Kurangnya ketersediaan data aset dan dan pencatatan yang tidak lengkap dan akurat. Kurangnya SDM pengelola aset yang berlatar belakang akuntansi pemerintahan dan IT
1.2. Legal Audit belum berjalan dengan baik. Proses pengelolaan belum tertib administrasi, hal ini terlihat dari belum lengkapnya dokumen-dokumen administrasi terutama penghapusan yang sudah dikuasai oknum PNS/mantan pejabat/pensiun padahal belum ada Berita Acara serta SK pemutihan
1.3. Penilaian dilakukan oleh penilai internal. Proses penilaian sudah dilakukan oleh Tim Penilai internal berasal dari PNS Pemerintah Provinsi NTT.
1.4. Optimalisasi sudah dilakukan secara baik. Proses pengadaan sudah disusun berdasarkan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD) untuk memudahkan pemetaan kendaraan dinas operasional sesuai kebutuhan perangkat daerah.
1.5. Pengawasan dan Pengendalian dilakukan melalui sinergisitas antar perangkat daerah serta pengawasan dan pengendalian oleh Perangkat Daerah. Pengawasan dan pengendalian pengambilalihan kendaraan dinas operasional sudah berjalan dengan baik melalui sinergisitas antara BPKAD Provinsi NTT, Pol PP dan Biro Humas. Pengawasan dan pengendalian penggunaan dan pemanfaatan kendaraan dinas operasional untuk menunjang tupoksi perangkat daerah masih lemah. Hal tersebut dibuktikan dengan masih ditemukan banyak kendaraan dinas operational yang dimanfaatkan untuk kepentingan pribadi.
2. REKOMENDASI
Berdasarkan kesimpulan yang ada maka beberapa rekomendasi dapat ditinjaklanjuti melalui Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMDA) sebagai berikut :
2.1. Pengguna barang perlu merekrut pengurus barang dengan syarat berpendidikan Sarjana dan menguasai akuntansi pemerintahan serta IT.
2.2. BPPKAD Provinsi NTT perlu konsisten dalam menindaklanjuti permasalahan legal audit serta ketegasan pengelola barang terhadap PNS/pejabat/pensiunan untuk mentaati prosedur proses mutasi maupun pemutihan kendaraan dinas operasional.
2.3. Pemerintah Provinsi NTT perlu membentuk tim penilai independen berdasarkan kompetensi terdiri dari tim penilai internal adalah PNS di Lingkup Pemerintah Provinsi NTT dan tim penilai ekternal (appraisal).
2.4. Pemprov NTT perlu meningkatkan optimalisasi kendaraan dinas operasional dengan cara menggunakan standarisasi dukungan operasional berdasarkan tipe perangkat daerah (A/B/C) serta menerapkan sewa beli kendaraan dinas operasional kepada pejabat/PNS.
2.5. Pengguna barang perlu memberi sanksi kepada PNS yang memanfaatkan dan menggunakan kendaraan dinas operasional secara pribadi.
Tim Pelaksana Penelitian : Thomas Bangke, SE. M.Si (Pengarah), Wehelmina Lodia Kause, ST. M.Si (Ketua), Dr. Drs. Jusuf L. Rupidara, M, Si (Anggota), Sirilus Lelan, S.IP. M.Si (Anggota)
Tim Penunjang Penelitian: Hendry D. L. Izaac, S.Sos. M.Si (Penanggungjawab), Johny E. Ataupah, SP. MM (Sekretaris), Melkias Ara, S.Sos (Anggota), Lea Maryati Boling (Anggota), Meliaky Banunaek (Anggota)
(Advetorial Kerjasama Balitbangda NTT dengan seputar ntt)
Follow
